15 / 06 / 2020
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Estrella Díaz: “Para mejorar el impacto de un evento 'online' hay que dar valor añadido, como el uso de hologramas, escenarios virtuales, realidad aumentada o entregas 'gourmet delivery' a domicilio”

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La pandemia de la COVID-19 ha impactado de una forma directa y abrupta en el sector de los eventos. Una industria que ha visto mermada su actividad debido a las nuevas normas de distanciamiento social, y que se está viendo obligada a reinventarse de una forma rápida, creativa y que sea segura para todos.

En el ciclo de entrevistas de Dircom con expertos y profesionales de distinto ámbito sobre el nuevo escenario planteado por la COVID-19, hablamos con Estrella Díaz, Directora General de Staff Eventos, quién nos cuenta cómo el sector se está adaptando tras la pandemia, enfocado en encontrar experiencias creativas para seguir conectando a las marcas con el público a través de eventos híbridos, que combinan la modalidad presencial con la online en una única conexión.

¿De qué forma se ha adaptado una compañía de organización de eventos como la vuestra a la pandemia de la COVID-19?

Indudablemente, uno de los sectores más afectados por esta terrible crisis ha sido el de la organización de eventos. Dadas las nuevas normas de distanciamiento social y el parón económico, es un hecho que los eventos presenciales, tal y como los conocíamos, tardarán en volver. Nosotros tuvimos claro desde el principio que para salir fortalecidos de esta difícil situación debíamos reinventarnos en tiempo récord.

Así pues, hemos logrado superar las limitaciones gracias a la proactividad, la resiliencia y una orientación 100% al cliente, poniendo en marcha productos y servicios capaces de ofrecer experiencias de valor. Un ejemplo de ello ha sido #StaffINSIDE, una iniciativa solidaria en tiempos difíciles que pusimos en marcha en nuestras redes sociales a diario desde que se decretó el Estado de Alarma, ofreciendo una programación diaria con propuestas que intercalaban lo lúdico con lo formativo, con el único objetivo de levantar el ánimo a la gente. A pesar de las limitaciones, hemos demostrado que la distancia física que el confinamiento nos ha impuesto se podía, de algún modo, aliviar y que, de la mano de la solidaridad, podíamos seguir conectando con las personas de la manera más natural.


¿Cuáles son las ventajas y las desventajas de celebrar un evento digital?

Las ventajas de estos nuevos formatos son muchas, entre ellas, que minimizan las distancias físicas, optimizan tiempos y reducen la inversión de dinero requerida. Permiten seguir comunicando de manera eficaz, además de ofrecer experiencias personalizadas, contando con las herramientas técnicas y audiovisuales adecuadas. Por otro lado, cada vez se están desarrollando más herramientas de tecnología inmersiva que ayudan a potenciar la experiencia digital. Por ejemplo, los hologramas, los escenarios virtuales, la realidad aumentada, o la combinación de todo ello con las entregas gourmet delivery a domicilio. Son herramientas que intensifican y alargan el impacto de un evento híbrido, ofreciendo un valor añadido.

Por lo que respecta a las desventajas en comunicación, en un evento virtual es más difícil captar y mantener la atención del asistente, puesto que no lo tenemos cautivo, ante la gran cantidad de estímulos exteriores que nos rodean. La conexión humana que se logra con la comunicación en vivo y en directo es irremplazable. Por ello, la clave en los eventos híbridos está en saber diferenciarse y aportar ese valor añadido que te diferencie. Otra desventaja es que, indudablemente, la rentabilidad de este tipo de eventos es menor, se requieren prácticamente los mismos recursos y el conocimiento de la estructura, pero facturando menos. Eso implica realizar más esfuerzos económicos y financieros, si cabe, y te lleva a tener que vender el volumen suficiente para mantener tu rentabilidad.

Estrella Web

Estrella Díaz, directora general de Staff Eventos


¿Qué cuestiones deben tener en cuenta las empresas a la hora de organizar un evento online?

El cliente necesita tener la certeza de que va a realizar un evento digital que cumpla todas las garantías de privacidad, seguridad, legalidad y prevención sanitaria. También debe de pensar diferente: Un evento virtual, no es un evento en directo. Un evento híbrido, que combina la modalidad presencial con la online, es la mejor solución para acercarte a tu público, en estos tiempos de limitaciones. Contar con herramientas webconference o streaming adecuadas, con una plataforma que te permita crear un evento ad hoc, seguro, así como tener un equipo audiovisual y técnico de primer nivel son aspectos también fundamentales para asegurar el éxito de este tipo de eventos, cuya complejidad técnica puede ser elevada, y esto sí que es una diferenciación.

Como ocurre en cualquier evento corporativo, en los híbridos no todo vale. También es importante la personalización de la experiencia, es decir, que el evento tenga una identidad corporativa propia e inconfundible. Hay que ofrecer al cliente un layout corporativo totalmente personalizado.

Sin duda, esta nueva realidad cambiará la forma de relacionarnos con otros profesionales. ¿Cómo se favorece el networking en un evento online?

Los hábitos de consumo están cambiando radicalmente y hay que dar respuesta a ello. Está claro que tras esto habrá un cambio de paradigma en cuanto a la forma de relacionarnos, tanto personal como profesionalmente. Inevitablemente, hemos aprendido a compartir información y experiencias a través de pantallas, incluso a gestionar mejor el tiempo, y esto es algo con lo que tendremos que seguir lidiando en los próximos meses. La interacción vía online nunca va a ser igual que la que vivimos en el cara a cara, pero genera sensaciones que, aunque distintas, también existen. La clave está en saber potenciarlas.

En un evento online o híbrido los asistentes también pueden participar, ya sea votando, contestando preguntas o interactuando entre ellos o incluso con tiempos virtuales que fomenten actividades de team building. También se pueden favorecer los encuentros más personales y segmentados, con grupos de personas más reducidos y con los mismos intereses, de tal forma que se cree un vínculo de confianza que potencie ese networking. Se trata de mantener cierta cercanía e intimidad, seguir creando un clima y ambiente de confianza propicio para que los asistentes se sientan cómodos y libres para ser tal y como quieran ser.

¿Volverán a ocupar los eventos presenciales su lugar cuando remita la pandemia, o los eventos virtuales han llegado para quedarse?

Hay cosas que no van a cambiar jamás, y una de ellas es la necesidad de conexión humana. Tenemos piel y necesitamos vernos para sentirnos, abrazarnos, y ver cómo cambiamos la actitud. Esa es la magia del directo que, afortunadamente, jamás cambiará.

Sin esa conexión, no seríamos humanidad y hoy, más que nunca, valoramos los beneficios de la humanidad porque hemos sentido cómo por el distanciamiento físico se ha restringido. Y, por supuesto, todos necesitamos comunicar con muchos objetivos: de fidelizar, informar, formar y vender. Por ello, los eventos presenciales nunca van a desaparecer, porque son fundamentales para conectar marcas con personas de manera natural. Pero tengamos en cuenta que los modelos híbridos han llegado para quedarse ante esta nueva normalidad, en la que las limitaciones de aforo serán un hándicap para los eventos en vivo y en directo, hasta que todo vuelva a su lugar.

Todos hemos comprobado el potencial que tiene el unir el on y el off durante este confinamiento. Lo más importante seguirá siendo la experiencia, pero la clave estará en seguir utilizando las ventajas que ofrecen las nuevas tecnologías para potenciar dicha experiencia, seguir ofreciendo valor para adoptar nuevos modelos de negocio complementarios. El formato digital va a aportar muchas ventajas que seguirán aprovechándose en los futuros eventos, ofreciéndonos escenarios muy interesantes.

¿Qué escenarios se vislumbran más probables?

Es un momento muy bueno para poner en valor la profesionalidad de nuestra industria, ya que hay un incremento de la oferta de contenidos y formatos brutal, y podemos demostrar que lo que ofrecemos es diferente y tiene un alto valor. Es un momento de adaptación de la oferta de servicios a corto y medio plazo, peros somos un sector dinámico, que sabe adaptarse y que saldrá de esta, más fuerte que nunca.
Algunos expertos calculan que hasta el año 2022 no volveremos a la situación de normalidad y crecimiento que nuestra industria llevaba hasta la irrupción de la COVID-19. No obstante, no olvidemos que seguimos en un entorno VUCA. Esto implica que no podemos saber las reacciones económicas que tendrán los mercados a medio y a largo plazo.

La curva del negocio es un efecto U, donde todo cayó desplomado y, del mismo modo, la recuperación será más rápida de lo que los más pesimistas intuyen. De hecho, nuestra industria está haciendo un ejercicio de reinvención admirable, que ya está dando sus resultados. Así, seguimos trabajando y preparando protocolos de seguridad para reanudar la actividad lo antes posible, siempre que el “dichoso” COVID-19 no repunte... Y es que la recuperación de nuestro sector también beneficia a otros grandes afectados, como es la industria del turismo, porque no olvidemos que somos el motor del sector MICE.

Vienen tiempos en los que, además del pulmón financiero, la creatividad, la curiosidad, la proactividad y la empatía van a ganar todavía más protagonismo en la fiabilidad. Las experiencias ofrecidas van a tener que diferenciarse mucho en un entorno muy ágil y, por lo tanto, la competencia es cada vez mayor. Saber escuchar lo que los clientes nos piden para poder diseñar una experiencia satisfactoria y a su medida, a pesar de todas las limitaciones que puedan existir, es fundamental. Es el momento de reconstruir, analizar nichos de mercados, invertir en formación, transformación digital y nuevas plataformas tecnológicas para poder ofrecer valor añadido.

 

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