José Romero: “Si un evento se comunica bien, aportará credibilidad a la empresa”

25-11-2011

José Romero, vocal de Protocolo y Eventos de Dircom y director de Comunicación de Vodafone; Óscar Santiago, presidente del Club para la Excelencia en Eventos; Ana Mª Aceituno, directora de Anathenea Formación y Consultoría; Jorge Daniel Salvati, expresidente de la Organización Internacional de Ceremonial y Protocolo (OICP); y Asunción Santiago, directora general de Mac Guffin, han definido el papel que juegan el protocolo y los eventos en la estrategia de comunicación de una empresa, durante el Seminario Dircom-EOI “Eventos y Protocolo: frivolidad o necesidad”.

José Romero ha profundizado en el papel que asume el dircom en la organización de eventos y ha destacado que “comienza antes del mismo, cuando la compañía define su estrategia”. Ha insistido en que el dircom debe participar activamente en el diseño de las estrategias de negocio de la compañía, concretar las acciones de comunicación que apoyan dicha estrategia y prioridades de negocio, y definir un plan de comunicación.

En relación con el diseño y ejecución del evento, ha indicado que el dircom se encarga de elaborar el briefing, explicar cómo el evento encaja en la visión estratégica de la empresa, asegurar que se respetan las políticas internas de la compañía y valorar el evento en términos de comunicación. De este modo, ha aseverado que “si un evento se comunica bien, aportará credibilidad a la empresa”.  

Por su parte, Óscar Santiago ha asegurado que un “evento de calidad es aquel capaz de sorprender y crear momentos únicos, y de generar un feedback inmediato”. Ha destacado la importancia de tener unos objetivos claros antes del evento, comunicar y emocionar, y realizar un análisis posterior.
A nivel de comunicación, ha subrayado la importancia de construir la arquitectura de los mensajes, definir los portavoces, las notas de prensa y elaborar un plan de seguimiento.

Asimismo, Ana Aceituno ha explicado las fases del Protocolo y ha resaltado la importancia de definir con el departamento de Comunicación los objetivos del evento, así como establecer qué imagen se quiere transmitir, el grupo de invitados, qué papel de los medios de comunicación y la puesta en escena. “Es todo un trabajo en equipo, en el que debe estar todo planificado y compartido”, ha afirmado. También, ha insistido en la necesidad de evaluar el acto de cara a eventos siguientes.

Por otro lado, el expresidente de la OICP, Jorge Daniel, ha hablado sobre el protocolo y las Relaciones Institucionales en las empresas, y ha dado recomendaciones para relacionarse y tener éxito fuera de sus fronteras.

Por último, se han expuesto tres ejemplos prácticos, el lanzamiento del avión de transporte militar Airbus A400M, el lanzamiento del iPhone por Vodafone y la presentación del Nissan Leaf Tour a autoridades y prensa, en los que se integró con éxito el protocolo y los eventos en la política corporativa de sus respectivas compañías.